Profissionais da área da gestão, administração e de outros segmentos contam com centenas de ferramentas e modelos para auxiliar no desenvolvimento de projetos. Um deles é a metodologia 5W2H – uma das mais utilizadas para solução de problemas ou projetos complexos. Se você busca uma ferramenta eficiente que possa te auxiliar nas operações de uma organização de pequeno até grande porte, a análise 5W2H pode ser uma boa opção. Pensando nisso, o Educa Mais Brasil dá alguns detalhes sobre o que se trata e como desenvolver corretamente.
O que é metodologia 5W2H
O nome dessa metodologia vem do inglês, juntando as letras iniciais das 7 perguntas que são respondidas no idioma estrangeiro. A metodologia geralmente é utilizada durante o planejamento ou implementação de projetos. O 5W2H também sana oportunidades de melhoria dos processos, bem quando se suspeita de um problema ou se identifica um problema que necessita de uma melhor definição. Veja de onde vem a sigla da metodologia:
• What (O Que);
• Why (Por que);
• Where (Onde);
• When (Quando);
• How (Como);
• Who (Quem);
• How much (Quanto).
Metodologia 5W2H é utilizada por gestores e administradores | Imagem: AdobeStock
O que significa cada uma das etapas
What (O que)
Essa deve ser a primeira etapa do 5W2H a ser respondida. A equipe ou o profissional define o problema ou objetivo principal. Esta resposta dá uma ideia do que a análise 5W2H pretende resolver. Ao responder a isso, a ação deve ser descrita da forma mais clara e detalhada possível. Também é válido identificar o objetivo do resultado final desejado.
Why (Por que)
Esta é a etapa onde é descrita a justificativa para o projeto a ser desenvolvido. Este passo visa definir por que um problema está acontecendo e por que atingir uma meta é importante, identificando a origem da situação. Também pode ser interessante definir a importância de resolver o problema. Este é um componente chave da ferramenta, porque explica para a equipe o significado de um problema.
Where (Onde)
O terceiro passo do 5W2H tem o objetivo de descobrir onde está o problema ou onde a solução pode ser encontrada. Se há um problema na montagem de um produto, por exemplo, a etapa visa identificar em qual etapa da linha de montagem o problema aparece.
When (Quando)
O quarto passo da metodologia envolve a identificação do cronograma para quando uma equipe pode implementar uma resolução para seu problema ou executar cada etapa para atingir seu objetivo. Esta etapa pode incluir a criação de datas de entrega para cada etapa de um projeto.
Who (Quem)
Neste momento da metodologia, é respondido questões referentes a pessoas envolvidas no processo, por exemplo, quem vai supervisionar, os colaboradores envolvidos, quem o processo vai afetar e quem atuará em cada etapa.
How (Como)
Durante esta penúltima etapa, é descrito como todo o processo é desenvolvido. Todas as etapas necessárias e as funções atribuídas a cada indivíduo específico. Fluxogramas com a estrutura ou plano de projeto são aliados neste momento. A equipe também determina quais softwares e metodologias usar para resolver seu problema.
How much (Quanto)
A última etapa, porém, não menos importante, é o momento onde a equipe responsável pela 5W2H vai fazer uma previsão de tudo que deve ser gasto em cada etapa do processo, bem como a entrada de caixa que a ação deve promover, seja com valores economizados ou com ganhos em potencial.
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